公司設立登記可改用電子送達嗎？公文下載與保存重點

公司設立完成後，公文一定要等紙本寄來嗎？

許多創業者辦理公司設立登記時，最期待的就是收到主管機關核准函、公司登記表與相關附件。

過去多數人會等紙本公文郵寄到公司地址或代理人地址，但現在公司登記流程已逐漸電子化。

申請人可依案件方式選擇「電子送達」，核准後直接在線上下載電子公文，不一定要等待郵局寄送。

所謂電子送達，並不是單純把公文掃描後寄到信箱，而是由主管機關將電子公文放置在電子公文下載平台，經公司或代理人下載後，產生與紙本公文送達相同的效果。

「公司登記電子申請及電子送達實施辦法」明定，電子公文是主管機關於公司或代理人申請登記及相關程序中。

以電子方式作成的公文書；電子送達則是主管機關將電子公文傳送至電子公文下載平台，並經公司或代理人下載該電子公文。

對創業者而言，電子送達最大的好處是省時間、減少遺失風險，也方便後續辦理銀行開戶、稅籍登記、合約簽署、補助申請或其他行政程序。

不過，電子送達也有下載期限、驗證碼、檔案保存與列印使用等細節，如果沒有妥善保存，日後可能會找不到正本 PDF、附件或登記表。

公司設立登記可以選擇電子送達嗎？

可以。公司設立登記案件可以依申請方式選擇電子送達，但重點是必須在申請時勾選「電子送達」，並填寫正確的收件人姓名、Email 與手機號碼。

臺北市商業處常見問答也說明，公司登記及抄錄證明申請，不論臨櫃、郵寄或線上申辦，都可選擇電子送達。

案件核准後，申請人會收到 Email 通知與驗證碼簡訊，再透過 Email 平台連結輸入驗證碼下載公文書電子檔。

電子送達不是自動套用，必須先同意

電子送達並非主管機關任意改成電子公文。依「公司登記電子申請及電子送達實施辦法」，主管機關為電子送達前，應經公司或其代理人同意。

因此實務上通常是在申請書或線上系統中選擇電子送達，並留下可正常接收通知的聯絡資料。

電子送達與紙本送達的效力相同嗎？

相同。法規明定，主管機關應送達公司或代理人的公文，可以儲存於電子公文下載平台的電子公文及附件代替，且與紙本公文送達有同一效力。

因此，下載後的核准函、公司登記表或附件，不是「參考用影本」，而是具有正式效力的電子公文。

電子送達適合哪些公司設立案件？

電子送達特別適合以下情況：

1. 希望加快取得核准文件的新創公司
2. 委託會計師、記帳士或代理人辦理公司設立
3. 需要快速辦理銀行開戶或後續稅籍程序
4. 負責人不方便收紙本掛號
5. 公司地址尚未正式有人收件
6. 想降低公文遺失風險的創業者

公司設立登記電子送達的流程

第一步：申請時選擇電子送達

辦理公司設立登記時，應在申請書或一站式線上申請系統中選擇「電子送達」。

經濟部商業司一站式線上申辦說明中提到，公司設立登記填寫申請書時，領件方式可選擇電子送達；申請端也需填寫收件人姓名、Email 與手機號碼。

第二步：填寫收件人資料

電子送達最重要的欄位是收件人姓名、電子信箱與手機號碼。

因為核准後，平台連結會寄到 Email，驗證碼會發送到手機簡訊。如果 Email 填錯、手機停用或簡訊收不到，就可能錯過下載時間。

第三步：等待主管機關審查

送件後，主管機關會進行審查。若資料正確且核准設立，系統會發送領件通知。

若資料需補正，仍應依主管機關通知完成補件，不是選了電子送達就代表案件一定會核准。

第四步：收到 Email 通知與手機驗證碼

案件核准後，收件人會收到電子郵件通知，手機也會收到領件驗證碼簡訊。

依經濟部商業司說明，領件人收到 Email 後，可點選領取案件連結 URL，並輸入手機收到的驗證碼下載函文及附件。

第五步：下載公文與附件

進入電子公文下載平台後，應下載完整文件，通常包含核准函、公司登記表、附件或收據等。經濟部一站式系統簡報也明確提到，下載時可取得該案件的函文及附件。

電子公文下載期限要注意

電子送達雖然方便，但不是永久放在信箱讓你隨時下載。

依經濟部商業司一站式申辦說明，領件驗證碼限 5 日有效，領件人需於 5 日內下載；若未於 5 日內下載，案件將轉為紙本發送。

為什麼一定要盡快下載？

因為電子送達的法律效果與下載時間有關。

依「公司登記電子申請及電子送達實施辦法」，電子送達時間以中央主管機關資訊系統記錄公司或代理人下載電子公文的時間為準，並自次日起算法定期間。

若未於主管機關傳送電子公文至下載平台後 5 個工作日內下載，主管機關應取下電子公文，改以紙本公文送達。

收件人不是負責人可以嗎？

可以由代理人辦理，但要依申請方式填寫正確資料。經濟部說明，收件人資訊最多可填 3 組；若案件為代理人辦理，第 1 組收件人姓名限定為代理人。

電子送達後，還會收到紙本嗎？

如果已完成電子送達，通常不會再另外寄送紙本正本。電子送達的設計目的之一，就是減少紙本列印、郵寄與掛號遞送流程。

經濟部商業司資料指出，電子送達可由公文製作後改採電子通知、線上簽收與電子送達，預計可節省約 3 天。

公司登記電子公文下載後，要保存哪些資料？

一、核准函 PDF

核准函是公司設立登記完成的重要文件，未來辦理銀行開戶、政府申請、合約往來或內部存檔時都可能用到。下載後應保留原始 PDF，不建議只截圖或只列印紙本。

二、公司登記表

公司登記表會記載公司名稱、統一編號、所在地、所營事業、資本額、董事、監察人或經理人等重要資訊，是公司設立後非常常用的證明文件。

三、附件與收據

有些案件會附帶登記表附件、規費收據或其他文件。下載時不要只下載核准函，應逐一確認所有附件是否完整。

四、Email 通知紀錄

建議保留主管機關或系統發出的電子送達通知信，日後如果要查詢案件時間、下載紀錄或代理人處理紀錄，Email 可作為輔助資料。

五、公司設立完整檔案夾

建議建立一個公司設立資料夾，裡面至少包含：

1. 公司設立核准函
2. 公司登記表
3. 公司章程
4. 股東同意書或董事會文件
5. 房屋使用同意書或租約
6. 資本額查核報告書
7. 規費收據
8. 統一編號相關資料
9. 銀行開戶文件
10. 國稅局稅籍資料

電子公文可以列印出來使用嗎？

可以。電子公文下載後，可自行列印紙本使用。

經濟部商業司一站式說明中也提到，申請人可自行列印公文書，持印出紙本到其他機關或單位辦理業務，例如地政或銀行。

銀行或其他單位會不會不承認電子公文？

多數情況下，電子公文具有正式效力。不過，因為過去許多單位習慣看紙本公司登記文件與公司大小章，電子化後的文件可能沒有傳統紙本印章。

因此，經濟部商業司建置了「公司與商業登記電子函復公文及其他電子文件驗證平台」，供各機構驗證電子送達與線上申請核准文件的可信賴性及正確性。

電子公文如何驗證真偽？

電子送達下載的文件通常會有一維條碼及文件序號，供有權限的機關或金融機構透過驗證平台查驗。

經濟部商業司資料說明，電子送達文件右下方會顯示一維條碼及文件序號。

主要提供仍要求紙本資料的銀行等機構向主管機關申請驗證平台權限後，掃描條碼或登打序號查閱核發的原始公文書，並比對紙本內容正確性。

電子公文保存重點

保存原始 PDF，不要只存照片

電子公文的原始 PDF 最重要。若只用手機拍照、截圖或轉成圖片，日後可能無法驗證完整性，也不利於銀行、會計師或合作單位查核。

檔名要清楚

建議檔名可以這樣命名：

「公司名稱＿設立核准函＿日期」
「公司名稱＿公司登記表＿日期」
「公司名稱＿設立登記附件＿日期」
「公司名稱＿規費收據＿日期」

清楚命名可以避免日後多次變更登記、補發資料或申請抄本時混淆。

至少備份三個位置

建議至少保存於：

1. 公司電腦或硬碟
2. 雲端硬碟
3. 會計師、記帳士或公司負責人備份資料夾

如果公司日後更換會計人員、委外記帳單位或行政人員，仍能快速找到設立資料。

不要任意修改電子公文內容

下載後的電子公文不應任意編輯、裁切、改文字或拆解內容。若要提供給銀行或合作單位，建議提供原始 PDF 或完整列印版，避免對方質疑文件完整性。

若需要合併檔案，請另存副本

如果要把核准函、登記表、章程、開戶資料合併成一份 PDF，建議另存為「申辦用副本」，不要覆蓋原始電子公文。

公司內部應指定文件保管人

公司設立完成後，應指定負責人、行政人員或記帳單位負責保管電子公文。若所有文件都只存在代理人信箱，未來公司需要補件或開戶時會很不方便。

選擇電子送達的優點

一、速度較快

相較於紙本公文需要列印、封裝、郵寄與遞送，電子送達可在核准後由系統通知下載，省去等待郵件時間。經濟部資料也將電子送達定位為省時、省錢、環保的無紙化作業。

二、降低紙本遺失風險

紙本公文可能因掛號沒人收、地址錯誤、公司搬遷或代理人轉交延遲而遺失。電子送達只要 Email 和手機資料正確，就能直接取得公文。

三、方便後續轉寄與保存

電子檔可提供給銀行、會計師、記帳士、合作廠商、政府機關或內部行政人員，後續辦理文件比較方便。

四、適合線上設立流程

如果公司設立登記原本就採線上申請、電子簽章與線上繳費，選擇電子送達可讓整個設立流程更一致，減少紙本往返。

選擇電子送達的缺點與注意事項

一、下載期限短

電子送達最常見的問題就是忘記下載。收到通知後應立即下載，不要等到驗證碼快失效才處理。

二、Email 或手機填錯會影響領件

如果電子信箱打錯、手機號碼停用、簡訊被擋或代理人資料填錯，都可能造成下載困難。

三、部分單位仍可能要求紙本

雖然電子公文與紙本公文具同一效力，但部分單位仍可能因內部作業習慣要求列印紙本。這時可提供完整列印版，並請對方透過文件上的條碼或序號驗證。

四、公司內部容易忽略備份

若文件只有代理人下載，公司負責人沒有留存，未來換記帳士、換會計師或申請銀行業務時，可能需要重新調檔。

公司設立登記電子送達與紙本送達比較

比較項目	電子送達	紙本送達
領件方式	Email 連結加手機驗證碼下載	郵寄或臨櫃領取
速度	通常較快	需等待寄送
保存方式	PDF 原始檔、雲端備份	紙本保存、掃描備份
遺失風險	忘記下載或資料填錯	郵寄遺失或無人收件
後續使用	可列印，也可傳電子檔	需掃描或影印
適合對象	線上申請、代理人申辦、急需文件者	習慣紙本保存者

結論：公司設立登記可選電子送達，但下載與保存要一次做好

公司設立登記可以改用電子送達，而且電子公文與紙本公文具有同一效力。

只要申請時選擇電子送達，並正確填寫收件人姓名、Email 與手機號碼，案件核准後即可透過通知連結與驗證碼下載公文與附件。

不過，電子送達的便利性建立在「準時下載」與「妥善保存」之上。

創業者收到核准通知後，應立即下載核准函、公司登記表、附件與收據，並保存原始 PDF、列印備份、雲端備份與內部歸檔。

若日後要辦理銀行開戶、稅籍登記、合約往來或政府補助，這些文件都會成為公司營運初期的重要證明。

最建議的做法是：申請時確認電子送達資料無誤，核准後立即下載，下載後建立公司設立資料夾，並將原始 PDF 與紙本列印版分開保存。

這樣不但能節省等待公文的時間，也能降低日後文件遺失、補件困難或銀行驗證不便的風險。

FAQ 常見問題

Q1：公司設立登記可以選電子送達嗎？

可以。公司設立登記可於申請時選擇電子送達，並填寫收件人姓名、Email 與手機號碼。案件核准後，收件人會收到 Email 通知與手機驗證碼，再進入平台下載公文電子檔。

Q2：電子送達公文跟紙本公文效力一樣嗎？

一樣。依公司登記電子申請及電子送達相關規定，儲存於電子公文下載平台的電子公文及附件，與紙本公文送達有同一效力。

Q3：電子公文要在幾天內下載？

依經濟部商業司一站式申辦說明，領件驗證碼限 5 日有效，領件人應於期限內下載。若未於期限內下載，可能會改以紙本發送。

Q4：電子送達後還會收到紙本正本嗎？

通常不會。電子送達完成後，電子公文即具有正式效力。若需要紙本，可自行列印下載的 PDF 文件。

Q5：電子公文可以拿去銀行開戶嗎？

通常可以。若銀行或其他單位需要確認文件真偽，可依電子公文上的條碼或文件序號，透過相關驗證平台查核。

Q6：電子公文下載後要保存哪些檔案？

至少應保存核准函、公司登記表、附件、規費收據、Email 通知紀錄，以及公司設立相關文件。建議保留原始 PDF，不要只存截圖或照片。

Q7：如果忘記下載電子公文怎麼辦？

若超過下載期限，主管機關可能改以紙本公文送達。若仍未收到或急需文件，建議洽詢原登記主管機關或代理人確認案件狀態。

Q8：委託會計師或記帳士辦理，也可以電子送達嗎？

可以。若由代理人辦理，電子送達收件資料應依申請規定填寫，且第一組收件人通常會綁定代理人。公司負責人應請代理人下載後同步提供完整電子檔。

Q9：電子公文可以轉寄給其他人嗎？

可以，但應注意資料安全。公司登記表含有公司重要資料，建議只提供給銀行、會計師、記帳士、合作單位或必要業務窗口。

Q10：電子公文列印後沒有傳統大小章，會不會無效？

不會因此無效。電子送達或線上申請核准文件可能不再以傳統公司大小章作為驗證標準，因此可透過文件條碼、序號或驗證平台確認文件正確性。